Guia do administrador do grupo

Confira as dicas e as melhores práticas para ajudar você a gerenciar os seus grupos do Workplace.

Caso já tenha criado algum grupo no Workplace, você é oficialmente um administrador do grupo. Como administrador do grupo, você é responsável pelas configurações, pela segurança e pelo monitoramento do conteúdo dele. Este guia fornecerá orientações sobre como gerenciar os grupos do Workplace para que você possa trabalhar melhor em conjunto.

1. Detalhes do grupo

1. Detalhes do grupo

Privacidade:

Você terá diferentes considerações de privacidade, dependendo do tipo de grupo que administrar. O Workplace tem três configurações de privacidade de grupo:

  • Aberto: qualquer pessoa pode ver o grupo, os membros e as publicações nele.
  • Fechado: qualquer pessoa pode ver o grupo e quem faz parte dele. Somente os membros veem as publicações.
  • Secreto: somente os membros conseguem encontrar o grupo, ver quem faz parte dele e as publicações nele.

Normalmente, os grupos de avisos são mantidos abertos para que as pessoas não percam informações importantes. Os grupos de equipes e de projetos normalmente são fechados ou secretos para que apenas as pessoas relevantes possam ver as publicações nele e contribuir. Veja na tabela abaixo um exemplo de como estruturar grupos e configurações de privacidade.


Gráfico de criação de grupo

Administradores de grupo:

Atribua a função de administrador a um ou mais membros do grupo. Isso garantirá que alguém possa moderar o grupo enquanto você estiver ausente.

Nome do grupo:

Seu grupo deve ser fácil de pesquisar. Por isso, atribua um nome intuitivo a ele que explique claramente o objetivo. Veja alguns exemplos: "Equipe de marketing", "Avisos da empresa", "Feedback da Central de Ajuda", "Projeto de reformulação do site", "Perguntas e respostas sobre TI".

Descrição do grupo:

Adicione uma descrição que forneça aos membros do grupo informações claras sobre o uso do grupo e sobre quem deve se tornar um membro dele.


Descrição do grupo

Adicione uma foto da capa:

As fotos da capa podem definir o tom do grupo. Adicionar uma foto do pessoal é ótimo para grupos sociais, de equipes e de avisos. Confira o guia de dimensionamento de fotos da capa para obter informações sobre as dimensões da imagem.


Fotos da capa

2. Adicione pessoas

2. Adicione pessoas

Como administrador de grupo, você pode controlar como os novos membros são aprovados para participar do grupo na seção Configurações do grupo das Opções de administrador.

Os grupos abertos serão configurados automaticamente para que qualquer pessoa na organização possa participar sem precisar solicitar acesso. É possível alterar essas configurações para restringir a aprovação de membros apenas aos membros do grupo ou apenas aos administradores e moderadores do grupo. Os grupos fechados e secretos serão configurados automaticamente para que todos os membros possam aprovar ou convidar novos usuários. É possível ajustar essas configurações para que apenas os administradores e moderadores possam aprovar novas pessoas.


Aprovação de membros

Pré-aprovações de membros:

Economize tempo aprovando automaticamente as solicitações de participação de pessoas dos seus outros grupos. Se você for administrador de um grupo de projetos, pré-aprove o grupo da equipe para que todos os membros possam participar facilmente.

Os administradores do sistema também poderão atribuir pessoas a grupos usando os Conjuntos de pessoas. Confira o Guia do administrador para saber mais sobre os Conjuntos de pessoas.

Gerencie solicitações de membros:

Se você tiver um grupo fechado, receberá uma notificação quando alguém pedir para participar dele. Use essas notificações para aprovar as solicitações de entrada. Também é possível acessar solicitações de entrada na seção Moderar grupo nas Opções de administrador.

É possível desativar as notificações de solicitações de entrada, mas não recomendamos essa ação. Desativar essas notificações significa que você pode perder solicitações de entrada e as pessoas precisarão esperar mais tempo para participar do grupo. Se você desativar essas notificações, ainda poderá atender às solicitações na página do grupo.

3. Configure integrações

3. Configure integrações

Como administrador de grupo, você também poderá adicionar integrações para os membros do grupo usarem. As integrações de compartilhamento de arquivos são ótimas para grupos, mas são especialmente importantes para grupos de equipe, de projeto e de feedback multifuncionais. Com as integrações de compartilhamento de arquivos, fica fácil mostrar em que você está trabalhando. Elas são ótimas para coletar feedback de outras pessoas.

As integrações de mídia são ótimas para grupos de discussão. Elas permitem que as pessoas compartilhem facilmente notícias interessantes e interajam umas com as outras.


Integrações

4. Gerencie o conteúdo

4. Gerencie o conteúdo

Aprovação de publicação:

Dependendo do tipo de grupo do qual você é administrador, convém limitar quem pode fazer publicações ou exigir que as publicações sejam aprovadas por um administrador. Os grupos de avisos e os grupos como "Informações da diretoria", por exemplo, muitas vezes limitam as capacidades de publicação, de modo que somente informações importantes e relevantes sejam publicadas.

Conteúdo denunciado:

Como administrador do grupo, é sua responsabilidade gerenciar o conteúdo denunciado pelos membros. Quando os membros denunciarem publicações, itens do story e comentários, esses tipos de conteúdo aparecerão na seção Moderar grupo das Opções de administrador. Você poderá manter ou excluir publicações e Stories, além de silenciar, remover ou bloquear o membro que os criou.

Tópicos da publicação:

Ative os tópicos da publicação nas Configurações do grupo e adicione tópicos relevantes aos grupos. Você também pode permitir que os membros do grupo criem tópicos próprios do grupo. Isso permite que os membros do grupo adicionem tópicos às publicações. Os tópicos ajudam a organizar discussões na página do grupo e permitem que os membros pesquisem facilmente o conteúdo que estão procurando. Assim que os tópicos do grupo são criados, os membros do grupo podem encontrá-los no menu à direita da página do grupo no desktop ou no topo da página do grupo no celular. Eles poderão selecionar tópicos específicos e ver todo o conteúdo marcado.

5. Informações do grupo

5. Informações do grupo

As informações do grupo oferecem três painéis interativos para monitorar o engajamento. Cada relatório também pode ser baixado para você analisar mais detalhadamente como os membros estão usando o grupo.

  1. Detalhes do crescimento: rastreie o aumento do número de membros e as solicitações de entrada no grupo.
  2. Detalhes do engajamento: mensure publicações, comentários e reações em determinado período e veja os dias e horários mais populares do engajamento entre os membros. Analise também as publicações mais relevantes do grupo.
  3. Detalhes dos membros: veja seus colaboradores mais relevantes.

Use esses dados para identificar e se conectar facilmente com os colaboradores mais relevantes ou programar publicações importantes para os dias e horários de pico. Como os relatórios estão disponíveis por até 60 dias, você poderá acompanhar o impacto de suas ações e descobrir o que funciona.


Informações do grupo

6. Arquive grupos

6. Arquive grupos

Arquive seu grupo quando ele não for mais relevante ou não estiver mais sendo usado. Arquivar grupos garante que a pesquisa não fique desorganizada. Dessa forma, os funcionários poderão encontrar facilmente os grupos ativos que estão procurando. Todo o conteúdo da página do grupo ainda ficará acessível aos membros do grupo depois que o grupo for arquivado.


Informações do grupo

Mais recursos úteis

Mais recursos úteis

  • Guia do novo usuário: tudo o que você precisa para começar a usar o Workplace.
  • Workplace Academy: acesse treinamentos interativos ao vivo, cursos individualizados, vídeos de aprendizado e muito mais no Workplace Academy.
  • Formas de trabalhar: encontre mais informações sobre como fortalecer os seus fluxos de trabalho que já existem, trazendo-os para o Workplace.
  • Central de Ajuda: para obter instruções passo a passo e respostas a perguntas frequentes.
  • Comunidades do Workplace: participe delas para obter informações de outras organizações que usam o Workplace.


Recursos técnicos

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