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Guia do administrador de grupo

Guia do administrador de grupo

O guia definitivo de configuração e gerenciamento dos seus grupos do Workplace.


Caso já tenha criado algum grupo no Workplace, você é oficialmente um administrador do grupo. Como administrador do grupo, é possível controlar as configurações do grupo, inclusive permissões de publicação, privacidade, a forma como os membros são adicionados e muito mais. Você também tem algumas novas responsabilidades quando se trata de gerenciar as comunicações e monitorar as métricas do seu grupo.
Este guia mostrará como preparar o seu grupo para o sucesso desde o início e como gerenciá-lo de forma eficaz para todos os membros.
Configurar o seu grupo
1. Configurar o seu grupo
Ao criar o seu grupo do Workplace, existem fatores importantes a se considerar:
  • Finalidade do grupo: para que você está usando o grupo?
  • Configurações de privacidade: quem poderá ver o grupo e as publicações dele?
  • Permissões de publicação: quem poderá publicar no grupo?
Finalidade do grupo:
Geralmente, os grupos são criados para:
  • Avisos específicos da empresa, da região e do escritório
  • Fluxos de trabalho comuns e repetitivos, como:
    • Grupo de perguntas e respostas do RH ou grupo da central de suporte de TI: para ajudar as pessoas a encontrar respostas para dúvidas.
    • Grupos de instalações: para permitir que os funcionários relatem problemas com equipamentos e instalações de maneira rápida e eficiente.
    • Grupo sobre cobertura de turnos: para permitir que funcionários da linha de frente solicitem cobertura ou escolham os turnos disponíveis. Saiba mais sobre a cobertura de turno na Central de Ajuda.
  • Comunicação social, para ajudar você a se conectar com colegas que possuem interesses e experiências em comum
  • Colaboração em projetos, equipes e departamentos
  • Avisos do departamento (como novos lançamentos, campanhas de marketing, sucessos de vendas, entre outros)
  • Comunicação individual entre um gerente e um subordinado
Configurações de privacidade:
Existem três configurações de privacidade diferentes para os grupos do Workplace:
  • Aberto: qualquer pessoa pode encontrar o grupo na pesquisa e ver as publicações. O conteúdo dos grupos abertos pode aparecer no Feed de Notícias de qualquer pessoa.
  • Fechado: qualquer pessoa pode encontrar o grupo na pesquisa do Workplace, além de ver a descrição e solicitar participação. Somente os membros veem as publicações.
  • Secreto: é preciso ser convidado para participar de um grupo secreto. Somente os membros do grupo podem encontrá-lo na pesquisa e ver as publicações.
Observação: os administradores de sistema poderão ver todos os grupos do Workplace, inclusive grupos secretos.
Esta tabela pode dar uma ideia de qual configuração de privacidade é melhor para cada tipo de grupo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Permissões de publicação:
Dependendo do tipo de uso do grupo, talvez você queira restringir quem pode publicar ou exigir aprovação do administrador para todas as publicações no grupo. Grupos para avisos da empresa, por exemplo, geralmente são gerenciados por equipes internas de comunicação. Para reduzir o ruído e garantir que somente as mensagens mais importantes sejam publicadas, os administradores do grupo podem limitar as publicações somente para administradores. Você pode escolher entre as seguintes configurações de permissão:
  • Qualquer pessoa: todos podem ver a caixa do editor de publicação. A publicação de cada pessoa aparece automaticamente no grupo
  • Somente administradores: somente os administradores podem publicar no grupo. Outras pessoas não verão a caixa do editor de publicação
  • Aprovação da publicação: todos veem a caixa do editor de publicação e podem enviar publicações. No entanto, elas só ficarão visíveis no grupo se forem aprovadas por um administrador/moderador
Saiba como modificar as permissões de publicação no seu grupo na Central de Ajuda do Workplace.
Outras etapas importantes para configurar o seu grupo:
Agora que já abordamos as considerações mais importantes, você pode garantir que o objetivo e as diretrizes do grupo sejam claramente comunicados aos membros e a qualquer outra pessoa na organização que tenha acesso.
  1. Dê ao seu grupo um nome intuitivo que explique claramente para que ele será usado. Um nome eficiente tornará o seu grupo mais fácil de encontrar na pesquisa. Veja alguns exemplos: "Equipe de marketing", "Avisos da empresa", "Feedback da Central de Ajuda", "Projeto de reformulação do site", "Perguntas e respostas sobre TI".
  2. Adicione uma descrição que forneça aos membros do grupo informações claras sobre o uso do grupo e sobre quem deve se tornar um membro dele.
  3. Adicione uma foto da capa. As fotos da capa podem definir o tom do grupo. Adicionar uma foto do pessoal é ótimo para grupos sociais, de equipes e de avisos. Consulte este guia para informações sobre as dimensões da foto da capa.
2. Gerenciar a participação de membros
2. Gerenciar a participação de membros
Adicionar membros do grupo:
Agora que você já entendeu algumas considerações importantes, pode começar a adicionar membros. Existem algumas maneiras de o administrador do grupo fazer isso:
  1. Convite individual: convide colegas um por um. Essa é a melhor opção para grupos de equipes pequenas.
  2. Participação automática no grupo: permite que você convide membros para o grupo com base em critérios de perfil. Falaremos sobre participação automática no grupo com mais detalhes abaixo.
Se por acaso você também for administrador de sistema, poderá controlar as participações no grupo no Painel Administrativo de duas maneiras:
  1. Grupo padrão: os administradores podem criar um grupo padrão para que todos da organização sejam adicionados automaticamente. Essa configuração funciona melhor para grupos que sejam relevantes para todos, como para anúncios para toda a empresa. Saiba como criar um grupo padrão na Central de Ajuda.
  2. Conjuntos de pessoas: os administradores de sistema podem criar conjuntos de pessoas para dividir os membros da organização com base em critérios como localização, departamento, divisão e muito mais. Qualquer pessoa que atenda o conjunto de critérios será adicionada ao conjunto de pessoas automaticamente. Os administradores do grupo podem, então, atribuir conjuntos de pessoas ao grupo para automatizar a participação dos membros com base em critérios de perfil. Saiba como criar um conjunto de pessoas na Central de Ajuda.
Participação automática no grupo:
Gerenciar um grupo grande pode ser algo que consome tempo, especialmente se você tiver que adicionar membros, um por um, conforme eles são admitidos na empresa, mudam de cargo ou se transferem para outras localidades. Para facilitar o gerenciamento dos membros, é possível usar o recurso de participação automática no grupo.
A participação automática no grupo permite que administradores do grupo criem regras para adicionar automaticamente pessoas relevantes com base em informações do perfil, como localização, departamento, função e muito mais. Depois que as regras são criadas e aplicadas, o recurso de participação automática no grupo funciona de duas maneiras:
  1. Qualquer pessoa que corresponda aos critérios definidos é adicionada ao grupo
  2. Membros do grupo cujas informações de perfil mudem, não correspondendo mais aos critérios definidos pelas regras de participação, são automaticamente removidos do grupo. As pessoas serão notificadas quando forem removidas do grupo.
Sabemos que sempre existem exceções para qualquer regra. Para adicionar membros que não correspondam aos critérios de perfil definidos nas regras de participação automática, você pode adicionar pessoas manualmente, uma a uma.
Para obter instruções detalhadas sobre como definir regras de participação automática no seu grupo, visite a Central de Ajuda.

O recurso de participação automática no grupo precisa ser ativado no seu Workplace por um administrador de sistema. Antes de ativar o recurso de participação automática no grupo, os administradores de sistema devem garantir que os campos de perfil sejam preenchidos pelos membros da comunidade do Workplace. A participação automática no grupo depende de informações do perfil (campos de perfil) como localização, departamento, divisão e muito mais. Saiba mais sobre os campos do perfil no Guia do administrador de sistema. Para descobrir como ativar a participação automática no grupo, no seu Workplace, visite a Central de Ajuda do Workplace.

Solicitações de entrada:
Os grupos abertos serão configurados automaticamente para que qualquer pessoa na organização possa participar sem precisar solicitar acesso. É possível alterar essas configurações para restringir a aprovação de membros apenas aos membros do grupo ou apenas aos administradores e moderadores do grupo.
Os grupos fechados e secretos serão configurados automaticamente para que todos os membros possam aprovar ou convidar novos usuários. É possível ajustar essas configurações para que apenas os administradores e moderadores possam aprovar novas pessoas.
Pré-aprovações de membros:
Economize tempo aprovando automaticamente as solicitações de entrada de pessoas dos seus outros grupos. Por exemplo, se você for administrador de um grupo de projetos, pré-aprove o grupo da equipe para que todos os membros possam participar facilmente.
Notificação de solicitação de membro:
Se o seu grupo for fechado ou secreto, você receberá uma notificação quando alguém pedir para participar dele. Use essas notificações para aprovar as solicitações de entrada.
É possível desativar as notificações de solicitações de entrada, mas não recomendamos essa ação. Desativar essas notificações significa que você pode perder solicitações de entrada e as pessoas precisarão esperar mais tempo para participar do grupo. Se você desativar essas notificações, ainda poderá atender às solicitações nas Opções do administrador do grupo.
Adicionar administradores de grupo:
Recomendamos que existam pelo menos dois administradores por grupo. Para grupos maiores, como grupos de avisos da empresa, talvez sejam necessários mais administradores para ajudar a gerenciar as comunicações, solicitações e muito mais. Para tornar alguém administrador do grupo:
  1. No grupo, clique em Membros sob o nome do grupo. Talvez você precise clicar em Mais antes.
  2. Clique em ... ao lado do colega de trabalho que você deseja tornar administrador.
  3. Clique em Convidar para a função de administrador e confirme a sua seleção.
3. Gerenciar o conteúdo
3. Gerenciar o conteúdo
Conteúdo denunciado:
Como administrador do grupo, é sua responsabilidade gerenciar o conteúdo denunciado pelos membros. Quando os membros denunciarem publicações e comentários, eles aparecerão na seção Conteúdo denunciado por um membro das Opções do administrador. Você poderá manter ou excluir publicações e comentários, além de silenciar, remover ou bloquear o membro que os criou.
Configurar a ordem das publicações:
Você pode selecionar como as publicações são ordenadas no feed do grupo para que o conteúdo mais importante seja fácil de encontrar. Para isso, acesse as Configurações nas Opções do administrador e role a tela para baixo até Ordem padrão das publicações. Você terá duas opções:
  1. Nova atividade: isso mostrará as publicações com comentários recentes primeiro no feed do seu grupo.
  2. Publicações recentes: isso garantirá que as publicações mais recentes sempre apareçam na parte superior do feed do grupo.
Aprovação de publicação:
Se você definir as permissões de publicação do seu grupo para exigir a aprovação do administrador, receberá uma notificação sempre que um membro do grupo tentar compartilhar uma publicação. Depois, pode acessar Publicações pendentes nas Opções do administrador para analisar e aprovar ou recusar uma publicação.
Guias de aprendizado
Cada grupo tem uma aba Aprendizado. Nela, você pode criar guias para organizar treinamentos e conteúdos de instrução essenciais compartilhados no seu grupo. Também pode adicionar questionários aos guias de aprendizado, além de rastrear o nível de conclusão do guia.
No começo, a aba fica invisível para todos, exceto administradores do grupo. Assim que o administrador do grupo começa a adicionar conteúdos, ela aparece para os demais.
Veja como os guias de aprendizado funcionam por meio deste curso individualizado na Workplace Academy.
4. Configurar integrações
4. Configurar integrações
Como administrador de grupo, você também poderá adicionar integrações para os membros do grupo usarem. As integrações de compartilhamento de arquivos são ótimas para qualquer grupo, mas são especialmente importantes para grupos de equipe, de projeto e de feedback multifuncionais. Com as integrações de compartilhamento de arquivos, fica fácil mostrar em que você está trabalhando. Elas são excelentes para coletar feedback de outras pessoas. Os membros do grupo só poderão ver conteúdo para o qual receberam acesso.
As integrações de mídia são ótimas para grupos de discussão. Elas permitem que as pessoas compartilhem facilmente notícias interessantes e interajam umas com as outras. Tente criar um grupo aberto sobre "Notícias do setor" e incentive as pessoas a compartilharem artigos para que todos fiquem atualizados.
5. Monitorar o engajamento
5. Monitorar o engajamento
As informações do grupo oferecem três painéis interativos para monitorar o engajamento. Cada relatório também pode ser baixado para você analisar mais detalhadamente como os membros estão usando o grupo.
Os insights do seu grupo permitem rastrear:
  • Detalhes do crescimento: rastreie o aumento do número de membros e as solicitações de entrada no grupo.
  • Detalhes do engajamento: mensure publicações, comentários e reações em determinado período e veja os dias e horários mais populares do engajamento entre os membros. Analise também as publicações mais relevantes do grupo.
  • Detalhes dos membros: veja os principais colaboradores.
  • Aprendizado: acompanhe o guia e o aprendizado após a conclusão dele.
Use esses dados para identificar e se conectar facilmente com os colaboradores mais relevantes ou programar publicações importantes para os dias e horários de pico. Como os relatórios ficam disponíveis por até 60 dias, você poderá acompanhar o impacto de suas ações e descobrir o que funciona.
6. Arquivar grupos
6. Arquivar grupos
É importante arquivar o seu grupo quando ele não for mais relevante ou não estiver mais sendo usado. Isso facilita a pesquisa e garante que os funcionários possam encontrar facilmente os grupos ativos que estão procurando. Todo o conteúdo da página do grupo ainda ficará acessível aos membros depois que ele for arquivado.
Para arquivar um grupo:
  1. Acesse o grupo que você deseja arquivar, clique em ... sob a foto da capa e clique em Opções do administrador.
  2. Role a tela para baixo até Arquivar grupo e clique em Arquivar ao lado dele.
  3. Clique em Confirmar.
Outros recursos úteis
Outros recursos úteis