Guia do administrador de sistema: gestão de pessoas

Saiba como gerenciar os seus usuários do Workplace no Painel Administrativo.


Como adicionar usuários
Como adicionar usuários
Para obter um guia completo sobre como adicionar usuários, acesse os recursos técnicos.
Acesse a página Pessoas, localizada no Painel Administrativo. Nela, você poderá adicionar usuários. Existem três maneiras de adicionar usuários ao Workplace:
Defina as suas preferências de convite
Defina as suas preferências de convite
Escolha as opções desejadas entre estas configurações de convite de administrador para controlar quem pode participar do seu Workplace:
  • Somente quem é convidado pode participar: significa que outras pessoas apenas podem participar se forem convidadas por um administrador ou usuário ativo.
  • Qualquer pessoa destes domínios de email pode participar: significa que qualquer pessoa de um domínio verificado ou de uma lista de permissão pode participar sem ser convidada.
Dependendo das configurações de acesso, qualquer usuário pode adicionar ou solicitar a adição de um novo funcionário. Os administradores podem escolher uma das três configurações de acesso para indicar como novos usuários serão aprovados para participar do Workplace:
  • Os administradores devem aprovar todas as solicitações para participar desse Workplace: todos os convites enviados por não administradores precisam ser aprovados por um administrador.
  • Aprovar automaticamente as solicitações de acesso destes domínios de email: escolha essa opção se quiser tornar seu Workplace aberto para qualquer pessoa com um endereço de email corporativo dos domínios verificados ou da lista de permissão.
  • Aprovar automaticamente todas as solicitações: qualquer usuário pode participar do Workplace sem aprovação dos administradores.
Campos do perfil
Campos do perfil
Os campos do perfil são muito importantes para que o seu Workplace seja um sucesso. O Workplace requer automaticamente que alguns campos sejam preenchidos, como nome, cargo e equipe. Contudo, recomendamos preencher mais campos do perfil para aproveitar ao máximo os seguintes recursos do Workplace:
  • Organize a sua comunidade em conjuntos de pessoas. Os administradores de sistema poderão atribuir esses conjuntos a grupos para adicionar e remover membros automaticamente.
  • Dê aos administradores de grupo a capacidade de definir regras de participação no próprio grupo sem a ajuda de um administrador de sistema. Essas regras automatizarão o processo de adicionar e remover membros com base nas informações do perfil. Saiba mais sobre a participação automática de membros no grupo aqui.
  • Configure o seu Organograma para que todos possam encontrar com facilidade a pessoa certa com a qual conversar. Além disso, com esse recurso, os funcionários poderão entender melhor a estrutura da sua organização.
  • Envie pesquisas para as pessoas certas usando os conjuntos de pessoas.
Você pode acessar a página Configurações do Painel Administrativo para ativar os campos de perfil que gostaria de incluir para os membros da sua comunidade. Também é possível selecionar como esses perfis podem ser editados. Para isso, há algumas opções:
  • Provedor de identidade na nuvem: se você configurar essa integração, as alterações nas informações do perfil gerenciadas no seu provedor de identidade na nuvem serão refletidas no Workplace.
  • Somente administrador: somente administradores com acesso podem editar esse campo do perfil manualmente ou ao carregar uma planilha.
  • Dono do perfil: os indivíduos poderão atualizar esse campo do perfil por conta própria. Os administradores também poderão editar esse campo do perfil para outras pessoas.
Quando você tiver definido quais campos do perfil devem ser preenchidos para a sua comunidade, terá algumas formas de adicionar essas informações ao Workplace:
  • Conectar o Workplace ao seu provedor de identidade na nuvem. Essa ação adicionará todas as informações do perfil que você armazenou no seu provedor de identidade na nuvem ao Workplace. Se os campos do perfil que você definiu não estiverem preenchidos no provedor de identidade na nuvem, ainda será possível usar uma planilha. Além disso, você não poderá substituir manualmente os campos gerenciados pelo provedor de identidade na nuvem.
  • Manualmente ao carregar uma planilha: acesse a página Pessoas no Painel Administrativo e importe um arquivo CSV usando o modelo fornecido.
  • Manualmente ao carregar informações do funcionário individualmente: você pode fazer isso na página Pessoas do Painel Administrativo. Clique em à direita do nome de cada funcionário e selecione Editar detalhes da pessoa.
Como desativar usuários
Como desativar usuários
Você pode desativar usuários na página Pessoas, localizada no Painel Administrativo. Os usuários que forem desativados serão retirados de seus grupos quatro dias após a desativação. O perfil e o conteúdo deles serão significativamente rebaixados. No entanto, as publicações antigas permanecerão para que você não perca essas informações quando a conta de alguém for desativada.
Entre em contato com o Suporte Direto se você quiser excluir permanentemente uma conta. Excluir uma conta significa que todas as publicações e os dados associados a ela são perdidos. Recomendamos desativar a conta em vez de excluí-la para não perder conteúdo importante.
Funções administrativas
Funções administrativas
Como administrador de sistema, você pode atribuir funções administrativas aos seus colegas na seção Administradores, localizada no Painel Administrativo. Há quatro outros tipos de funções administrativas:
Acesse um guia completo sobre as funções administrativas nos recursos técnicos.
  • Analistas podem executar relatórios para rastrear adoção e conteúdo. Qualquer um pode ser um analista, mas recomendamos atribuir essa função a um membro da equipe de implementação do Workplace.
  • Moderadores de contas: podem ver/editar perfis e criar/desativar usuários. Essa função é ideal para um membro da sua equipe de suporte.
  • Moderadores de conteúdo: podem ver todos os grupos, excluir grupos e moderar o conteúdo. Os moderadores de conteúdo normalmente são membros da equipe de RH.
  • Funções personalizadas podem ser criadas com base nas suas próprias necessidades.