Transferência de conhecimento: saiba o que é e como fazer
Sem os processos certos em vigor, você pode perder conhecimento organizacional importante. Saiba como entender a transferência de conhecimento e como fazê-la de maneira eficaz.
O que é transferência de conhecimento?
A transferência de conhecimento é uma forma de compartilhar ou distribuir conhecimento e experiência em uma organização com o objetivo de resolver problemas, aumentar a eficiência e melhorar a colaboração da equipe.
Nos negócios, é a maneira de disseminar informações importantes da empresa, aprendizados e habilidades de um departamento para outro. Na prática, isso significa descobrir como essas informações são organizadas, como garantir que sejam acessíveis e relevantes, e como levá-las às pessoas certas no momento certo.
Garantir a transferência de conhecimento eficaz para novos funcionários é importante, mas manter esse conhecimento organizacional fluindo na empresa é um processo contínuo. Saiba porque a transferência de conhecimento é essencial para a sua empresa e como manter a transferência de conhecimento funcional em todo o ciclo de emprego.
Por que a transferência de conhecimento é importante?
Ao garantir que o aprendizado e a experiência sejam retidos em uma empresa, e não perdidos quando um funcionário sai dela, a transferência de conhecimento proporciona o benefício da continuidade. Informações importantes podem ser acessadas e compreendidas por diferentes departamentos e desenvolvidas de maneira colaborativa em vez de ser mantidas nas mãos de um funcionário.
Os sistemas de transferência de conhecimento podem aumentar a eficiência e a produtividade garantindo que os funcionários possam acessar prontamente as informações de que precisam. Isso é especialmente importante à medida que mudamos para formas de trabalho mais flexíveis e remotas.
Com isso, as equipes podem compartilhar sua experiência do que funcionou e do que não funcionou para que os funcionários possam aprender de maneira colaborativa com as conquistas e os erros de cada um. Ela também facilita maior inovação abrindo um problema ou uma oportunidade para as equipes com diferentes conjuntos de habilidade e uma gama maior de ideias e perspectivas.
Por meio da transferência de conhecimento, os funcionários são recompensados com um ambiente de trabalho que impulsiona seu desenvolvimento profissional. Além disso, incentivar os funcionários a compartilhar as conquistas de seus colegas, e a sensação de recompensa pelo próprio valor e experiência, pode ajudar a melhorar o engajamento do funcionário.
Exemplos de transferência de conhecimento
Veja algumas dicas para ajudar a implementar métodos eficazes de transferência de conhecimento em todas as etapas do ciclo de emprego:
Quando as pessoas entram
Integração: transferir o conhecimento da empresa é uma parte vital do processo de indução. Cada membro da equipe deve passar um tempo com o recém-chegado, explicando e demonstrando o que fazem, mesmo se não trabalharem diretamente juntos.
Apresente o recém-chegado a diferentes departamentos e permita que passe um tempo neles. Dessa forma, a pessoa pode ter uma ideia aproximada do que acontece na sua organização.
Mentoria: atribuir um mentor a cada novo funcionário é um método de incentivar a transferência de conhecimento para os novos funcionários. Você pode fazer isso informalmente (com a nova pessoa acompanhando um funcionário sênior) ou formalmente como parte de um esquema de mentoria.
Quando as pessoas estão trabalhando para você
Treinamento e desenvolvimento: ter um programa eficaz de treinamento e desenvolvimento ajuda a recrutar e reter funcionários. Também contribui para o fluxo de conhecimento na sua organização.
Para aproveitar o conhecimento interno, incentive os funcionários seniores a treinar os juniores. Use especialistas externos para trazer novos conhecimentos para a empresa por meio de treinamento.
Compartilhamento de aprendizados: promova uma cultura de compartilhamento na sua organização para evitar que o conhecimento organizacional termine em silos. Organize reuniões do tipo "mostrar e contar" onde as pessoas possam falar sobre aquilo em que estão trabalhando.
Também é possível usar ferramentas de colaboração que facilitem o compartilhamento e a recuperação de conhecimento organizacional. Os grupos do Workplace, por exemplo, são espaços compartilhados para pessoas e equipes compartilharem documentos, colaborarem em arquivos e armazenarem documentos de projeto.
Documentação: as pessoas não podem compartilhar o conhecimento organizacional que está guardado na cabeça de alguém. Você deve usar algum sistema de gestão de conhecimento para garantir que as pessoas possam documentar processos, métodos e aprendizados, tornando-os acessíveis para as pessoas que precisam deles.
Quando as pessoas saem
Processos de saída: a saída de alguém é um dos momentos com maior risco de o conhecimento escapar da organização. Configure um processo formal para ajudar as pessoas a compartilhar as informações importantes.
Sua plataforma de colaboração pode funcionar como um repositório seguro para esse conhecimento enquanto você precisar dele. Assim, os novos membros da equipe podem aproveitar imediatamente o conhecimento organizacional que você se esforçou para adquirir.
Como criar um processo eficaz de transferência de conhecimento
Veja algumas etapas que você pode seguir para ajudar a criar um processo eficaz de transferência de conhecimento na sua empresa.
Capture informações
Em primeiro lugar, você precisa coletar informações importantes sobre ideias, boas práticas, processos e tecnologia que são vitais para a sua empresa. Incentive seus funcionários a participar do processo de captura de conhecimento.
Considere o público
Pense em quem são as pessoas com as quais as informações serão compartilhadas e na melhor maneira de apresentar as informações para esse público. Escolha um formato que será de fácil compreensão e engajamento.
Organize as informações
Os funcionários precisam ter capacidade de encontrar as informações para que elas sejam úteis. Categorize os documentos usando palavras-chave, marcações, e etiqueta para que fiquem acessíveis.
Distribua as informações
Você pode usar diferentes técnicas para transferir conhecimento, como mentoria, acompanhamento, treinamento prático ou documentação. Descubra a melhor abordagem para o conhecimento que você deseja compartilhar.
Incentive o trabalho colaborativo
Incentive os funcionários a usarem ferramentas colaborativas que estimulam o compartilhamento de conhecimento quando as equipes estão trabalhando remotamente.
Continue criando conhecimento
Costuma-se dizer que o aprendizado é um processo para a vida toda e que se aplica na sua empresa também. Workshops, treinamento e palestras de especialistas do setor podem ajudar a fomentar o desenvolvimento profissional na sua equipe e manter sua empresa inovadora e próspera.
Crie uma abordagem estruturada
Defina objetivos e cronogramas claros para o processo de transferência de conhecimento e decida sobre referências apropriadas para monitorar como isso afeta sua empresa.
Incentive os funcionários a comunicar novas ideias, soluções e tecnologias para garantir que o processo de transferência de conhecimento seja adaptável, não estagnado.
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