Lançamento bem-sucedido

Siga os cinco pilares do sucesso para lançar o Workplace com êxito na sua organização.

O lançamento do Workplace é o primeiro passo para transformar a maneira como a sua organização se comunica, colabora e trabalha. Nossa metodologia de lançamento do Workplace é fácil de seguir e se baseia em milhares de implementações bem-sucedidas do Workplace. Siga essas etapas para garantir um lançamento bem-sucedido do Workplace e baixe as listas de verificação do pré-lançamento, do lançamento e do pós-lançamento para ficar por dentro dos requisitos do lançamento:

A metodologia de lançamento do Workplace é baseada nos cinco pilares do sucesso que devem ser concluídos dentro de 30 dias antes do lançamento planejado. Dessa forma, você criará uma comunidade próspera e autossustentável no Workplace. Analisaremos cada pilar detalhadamente nos próximos artigos.

1. Engajamento da diretoria

Os diretores devem estar prontos para dar o exemplo e demonstrar apoio a essa iniciativa. Isso será fundamental para atingir altos níveis de engajamento e confiança. Entre as melhores práticas estão:
  1. Realizar um workshop executivo com os seus diretores para explicar as metas e como usar o Workplace
  2. Publicar um vídeo de boas-vindas do CEO para todos os membros da equipe assistirem ao entrar no Workplace pela primeira vez
  3. Programar uma transmissão ao vivo do CEO no Workplace na semana do lançamento, promovendo-o para incentivar cada membro da organização a ativar a conta na plataforma

2. Integração técnica

Uma boa integração técnica garante que o Workplace seja seguro (por exemplo, contas ativadas automaticamente para novos usuários e desativadas para qualquer pessoa que deixe a sua organização) e reduz a carga administrativa de manter a comunidade. Entre as melhores práticas estão:

  1. Adicionar URLs e domínios de email à lista de liberação
  2. Gerenciar as contas e o acesso dos funcionários
  3. Incrementar a funcionalidade do Workplace com integrações para simplificar e automatizar fluxos de trabalho

3. Fluxos de trabalho e estrutura de grupos

Criar uma base de grupos que reflitam a sua estrutura organizacional evitará a duplicação de grupos e o surgimento de grupos que não serão utilizados. Recomendamos que você crie uma convenção de nomenclatura para os principais grupos, o que também facilita a pesquisa. Entre as melhores práticas estão:

  1. Criar grupos de trabalho fundamentais, adicionando os funcionários aos grupos relevantes para eles
  2. Trazer fluxos de trabalho repetitivos ou comuns para o Workplace (perguntas da Central de Suporte de TI/RH, por exemplo)
  3. Criar grupos de avisos para toda a empresa e para equipes individuais. Os grupos devem ter moderadores para que haja controle da qualidade do conteúdo

4. Estratégia de comunicação

O Workplace não deve ser "apenas mais uma ferramenta" lançada pela sua organização. Deixe claro o "porquê" de usar o Workplace destacando os benefícios dele para os funcionários e explicando como ele se alinha às suas metas comerciais. Sua estratégia de comunicação deve incluir vários canais (online, impresso, Workplace etc.) e mensagens de pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento. Entre as melhores práticas estão:

  1. Elaborar um plano de comunicação usando vários canais, adaptando-o para diferentes públicos e estágios de lançamento
  2. Enviar materiais de comunicação para localizações relevantes e preparar vídeos para usar ​​na semana do lançamento
  3. Preparar campanhas internas de engajamento para o mês seguinte ao lançamento, a fim de lembrar aos membros da organização que ativem as próprias contas, além de destacar como usar o Workplace pode trazer benefícios para eles

Use nosso modelo do Plano de comunicação do lançamento para criar sua própria estratégia de comunicação.

5. Primeiros defensores e treinamento

Os primeiros usuários e influenciadores devem apoiar o gerenciamento de mudanças em diferentes localizações e departamentos. Isso permite que a importância do Workplace seja compreendida mais rapidamente e reduz o seu trabalho administrativo. Recomendamos que de 5 a 10% do número total de funcionários sejam defensores. Entre as melhores práticas estão:

  1. Identificar de 5 a 10% dos funcionários que podem ser defensores e convidá-los para o Workplace ao menos duas semanas antes do lançamento
  2. Treinar os defensores sobre como usar o Workplace para o trabalho e sobre o importante papel deles na construção da comunidade antes do lançamento para toda a empresa
  3. Garantir que os defensores criem e adicionem conteúdo a grupos relevantes para as equipes deles. Assim, quando outras pessoas forem convidadas, elas verão conteúdo relevante nos grupos

A linha do tempo abaixo ilustra o fluxo de implementação que as organizações bem-sucedidas usam para lançar o Workplace. Os pilares podem ser concluídos de maneira mais rápida ou mais lenta de acordo com a cultura da organização. Porém, é importante concluir todos eles.

Este gráfico apresenta as cinco primeiras semanas de implementação do Workplace

Dica: ao convidar os defensores para participar do Workplace, não os mantenha na plataforma por mais de quatro semanas sem convidar o restante da organização. Dessa forma, você evita que o lançamento perca a força. O Workplace funciona melhor quando toda a organização faz uso dele.

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