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Fluxos de trabalho e estrutura de grupos

Fluxos de trabalho e estrutura de grupos

Os grupos são o coração do Workplace, onde as equipes se reúnem para trabalhar.


Por que isso é importante

Por que isso é importante

Criando os grupos principais e adicionando membros antes do dia do lançamento, é possível garantir que os usuários tenham um Workplace ativo e configurado para explorar quando entrarem pela primeira vez. Isso mostra valor imediato e ensina à comunidade como ela deve usar os grupos do Workplace no trabalho diário.
O armazenamento de informações importantes na Biblioteca de Conhecimento também pode ajudar a incentivar a adoção do Workplace. Ao construir a Biblioteca de Conhecimento do Workplace, você pode criar uma página inicial central para a sua organização. Um lugar para recursos essenciais da empresa (na Biblioteca de Conhecimento) e atualizações dinâmicas (em grupos do Workplace) que ajuda você a impulsionar alinhamento, preservar conhecimento crítico e interagir com os seus funcionários.
Instruções táticas

Instruções táticas

Grupos
Ao criar grupos do Workplace, existem tópicos importantes a se considerar:
  • Finalidade do grupo
  • Configurações de privacidade
  • Permissões de publicações
  • Participação em grupos
Finalidade do grupo:
Os grupos geralmente são criados para:
  • Avisos específicos da empresa, da região e do escritório
  • Fluxos de trabalho comuns e repetitivos, como:
    • Um grupo de perguntas e respostas de RH ou um grupo da central de suporte de TI: para ajudar os funcionários a encontrar rapidamente respostas para as perguntas deles.
    • Grupos de instalações: para permitir que os funcionários relatem problemas com equipamentos e instalações de maneira rápida e eficiente.
    • Grupo sobre cobertura de turnos: para permitir que funcionários da linha de frente solicitem cobertura ou escolham os turnos disponíveis. Saiba mais sobre a cobertura de turno na Central de Ajuda.
  • Comunicação social, para ajudar você a se conectar com colegas que possuem interesses e experiências em comum
  • Colaboração em projetos, equipes e departamentos
  • Avisos do departamento (como novos lançamentos, campanhas de marketing, sucessos de vendas, entre outros)
  • Comunicação individual entre um gerente e um subordinado
Defina e crie a estrutura de grupos do dia do lançamento com antecedência. É recomendável configurar e adicionar membros a grupos de avisos, fluxos de trabalho comuns e repetitivos e grupos grandes de equipes/departamentos antes do dia do lançamento. Use este modelo de estrutura de grupos como guia.
Para grupos sociais e de avisos grandes, de toda a empresa (como "[NOME DA EMPRESA] Social"), você deve planejar um calendário de conteúdo para garantir que haja um fluxo regular de atualizações e publicações da empresa que os usuários possam explorar no Workplace. Confira estes kits de ferramentas com inspirações para campanhas e comunicações internas.
Dica profissional: crie uma convenção de nomenclatura padronizada para ajudar as pessoas a encontrarem os grupos na pesquisa.
Configurações de privacidade:
Existem três configurações de privacidade diferentes para os grupos do Workplace:
  • Aberto: qualquer pessoa pode encontrar o grupo na pesquisa e ver as publicações. O conteúdo dos grupos abertos pode aparecer no Feed de Notícias de qualquer pessoa.
  • Fechado: qualquer pessoa pode encontrar o grupo na pesquisa do Workplace, além de ver a descrição e pedir para participar. Somente os membros veem as publicações.
  • Secreto: é preciso ser convidado para participar de um grupo secreto. Somente os membros do grupo podem encontrá-lo na pesquisa e ver as publicações.
Os administradores de sistema serão capazes de ver todos os grupos do Workplace, inclusive os grupos secretos, em Grupos, no Painel Administrativo.
Esta tabela pode dar uma ideia de qual configuração de privacidade é melhor para cada tipo de grupo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Permissões de publicação:
Quando você cria um grupo do Workplace, automaticamente se torna o administrador dele. Como admin do grupo, pode controlar funcionalidades importantes, como atualizar as configurações do grupo, gerenciar as solicitações de entrada, acessar os insights sobre o grupo e muito mais. Para ver as opções do admin do grupo:
  1. Navegue até o grupo e clique em ... no canto superior direito da sua tela
  2. Selecione Opções do administrador
As permissões de publicação são gerenciadas pelos admins do grupo na página Configurações das Opções do administrador. Você pode escolher entre as seguintes configurações de permissão:
  • Qualquer pessoa: todos podem ver a caixa do editor de publicação. A publicação de cada pessoa aparece automaticamente no grupo
  • Somente administradores: somente os administradores podem publicar no grupo. Outras pessoas não verão a caixa do editor de publicação
  • Aprovação da publicação: todos veem a caixa do editor de publicação e podem enviar publicações. No entanto, elas só ficarão visíveis no grupo se forem aprovadas por um administrador/moderador
Os grupos de avisos da empresa geralmente são gerenciados por equipes de comunicação interna. Para reduzir o ruído e garantir que somente as mensagens mais importantes sejam publicadas, os admins do grupo costumam limitar as publicações somente para administradores. Escolha as permissões de publicação com base na importância das publicações e em como o grupo é gerenciado.
Participação em grupos:
Há várias formas de controlar quem pode participar dos grupos:
  • Convite individual: convide colegas um por um. Essa é a melhor opção para grupos de equipes pequenas
  • Grupo padrão: você pode criar um grupo padrão para que todos da organização sejam adicionados automaticamente. Essa configuração funciona melhor para grupos que sejam relevantes para todos, como de avisos para toda a empresa. Os administradores de sistema podem transformar um grupo em grupo padrão no Painel Administrativo. Saiba como na Central de Ajuda.
  • Conjuntos de pessoas: use os conjuntos de pessoas para dividir os membros da organização com base em critérios como localização, departamento, função e muito mais. Qualquer pessoa que atenda o conjunto de critérios será adicionada ao conjunto de pessoas automaticamente. Você pode, então, atribuir conjuntos de pessoas a grupos para automatizar a participação dos membros com base em critérios de perfil. Saiba como criar um conjunto de pessoas na Central de Ajuda ou assista ao vídeo abaixo.
Biblioteca de Conhecimento
Com a Biblioteca de Conhecimento, as organizações podem criar e selecionar recursos da empresa que os funcionários poderão descobrir facilmente e com os quais será possível interagir de forma significativa. Muitas vezes, as organizações usam a Biblioteca de Conhecimento para armazenar:
  • Benefícios, gastos, PTO, políticas de viagem
  • Guias de funcionários e materiais de integração
  • Missão e valores da empresa, diretrizes de marca e metas anuais e trimestrais
  • Políticas e recursos sobre diversidade e inclusão, saúde e bem-estar
Construir a Biblioteca de Conhecimento é simples e não precisa de programação. Depois de criar o conteúdo, você pode compartilhar as categorias da Biblioteca de Conhecimento com as pessoas certas, usando filtros para informações de perfil ou participação em grupos. É recomendável definir as permissões de visualização do conteúdo antes de convidar pessoas para o Workplace. Isso garante que os funcionários terão acesso aos recursos relevantes para eles quando entrarem no Workplace pela primeira vez.
Assista ao vídeo abaixo para uma visão geral rápida e confira a Central de recursos da Biblioteca de Conhecimento. Ela contém tudo o que você precisa para planejar e implantar a sua Biblioteca de Conhecimento.
Principais conclusões
Principais conclusões
  • Defina a estrutura de grupos do dia do lançamento e prepare os seus grupos para começar.
  • Desenvolva uma estratégia e um calendário de conteúdo para os grupos grandes.
  • Identifique as configurações de privacidade certas para os grupos com base em quem deve ser capaz de participar e ver as publicações.
  • Escolha quais grupos devem ter moderação para controlar a qualidade do conteúdo.
  • Adicione membros aos grupos certos antes do dia do lançamento.
  • Organize os principais recursos da empresa na Biblioteca de Conhecimento e compartilhe-os com os grupos antes do dia do lançamento.